ПРИКАЗ Департамента здравоохранения Иркутской области от 24.07.2007 № 767
"ОБ УСТРАНЕНИИ НЕДОСТАТКОВ"
(вместе с "ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 июля 2007 г. № 767
ОБ УСТРАНЕНИИ НЕДОСТАТКОВ
В соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития от 10.07.2007 № 1479ПР/07 с 15.07.2007 по 20.07.2007 комиссией Росздравнадзора проводилась проверка по контролю реализации приоритетного национального проекта в сфере здравоохранения в лечебно-профилактических учреждениях г. Иркутска и Иркутской области. В ходе проверки выявлены нарушения кадрового делопроизводства в части оформления личных дел медицинских работников - копии дипломов о высшем образовании заверены не в установленном порядком (поликлиника МУЗ "Городская клиническая больница № 1" г. Иркутска, МУЗ "Поликлиника № 4" г. Иркутска).
В целях устранения замечаний комиссии Росздравнадзора в части оформления личных дел медицинских работников, руководствуясь п. 9 Положения о Департаменте здравоохранения Иркутской области, утвержденного постановлением администрации области от 03.11.2006 № 197-па, приказываю:
1. Руководителям органов Управления здравоохранения муниципальных образований, главным врачам государственных и муниципальных учреждений здравоохранения организовать проверку оформления личных дел медицинских работников в подведомственных учреждениях с представлением в Департамент здравоохранения Иркутской области копий актов проверок и приказов по устранению выявленных недостатков.
2. Рекомендовать главным врачам лечебно-профилактических учреждений использовать в работе прилагаемую Инструкцию о порядке ведения личных дел работников государственных и муниципальных учреждений здравоохранения.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела государственной гражданской службы и кадров (Тазеев А.Г.).
Директор Департамента
И.В.УШАКОВ
Приложение
к приказу
Департамента здравоохранения
Иркутской области
от 24 июля 2007 года
№ 767
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Личные дела работников государственных и муниципальных учреждений здравоохранения относятся к кадровым документам, оформляются и ведутся лицом, ответственным за работу с кадровыми документами.
1.2. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
1.3. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме работника на работу.
1.4. Личные дела оформляются на всех штатных работников государственных и муниципальных учреждений здравоохранения.
2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА
2.1. Документы, которые касаются работника, в хронологическом порядке подшиваются в специальную папку - личное дело.
2.2. На обложке личного дела указываются полностью фамилия, имя, отчество работника, дата начала ведения личного дела, номенклатурный срок хранения дела.
2.3. В личные дела не вносятся сведения и документы, не предусмотренные законодательством.
2.4. Личные дела первоначально включают документы, фиксирующие прием на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника.
2.5. При оформлении личного дела документы располагаются в следующем порядке:
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу;
- бланк ознакомления с уставом и локальными актами учреждения;
- характеристика или рекомендательные письма (по желанию работника).
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА
3.1. Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров, отражаются в дополнении к личному листку.
3.2. Сведения об изменениях, вносимые в дополнение к личному листку, должны быть подтверждены соответствующими документами:
- об образовании и повышении квалификации - документами аккредитованных учебных заведений;
- о перемещениях по работе - приказами по личному составу;
- об изменении анкетно-биографических данных работника - приказами по личному составу, изданными на основе документов органов ЗАГСа об изменении паспортных данных (свидетельство о браке и др.);
- о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий - документами ВАК;
- о присвоении квалификационной категории;
- и т.д.
3.3. Все копии документов, включаемых в личное дело работника (кроме заверенных нотариально), заверяются документальной печатью учреждения здравоохранения и подписью работника, ответственного за ведение личных дел.
3.4. В личные дела работников не включаются документы второстепенного значения, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения (справки с места жительства, вторые экземпляры документов и т.п.).
4. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Внутренняя опись документов, входящая в личное дело, должна содержать сведения о порядковом номере документа, наименовании документа, дате включения документа в личное дело, количестве листов, дате изъятия документа, о том, кем изъят документ и по какой причине.
4.2. Внутренняя опись заполняется и подписывается лицом, ответственным за ведение личных дел, с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
4.3. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
4.4. Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. С правой стороны бланка приклеивается фотокарточка работника.
4.5. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), аттестационные документы и др.
4.6. Работник, заполняющий личный листок, на все поставленные вопросы должен дать полные прямые ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
4.7. При заполнении графы "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству)" используются сведения о работе, как правило, отраженные в трудовой книжке. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то следует указывать, с какого и по какое время он работал (месяц и год вступления и ухода) в каждой должности. Здесь же указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где ранее трудился работник.
4.8. Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание - "не имею", пребывание за границей - "не был" и т.п.
4.9. Работник, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на работу личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами и предупредить работника о необходимости сообщать обо всех последующих изменениях указанных данных.
5. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
5.1. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале учета личных дел, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
5.2. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работнику, должностным лицам, круг которых определяется руководителем учреждения здравоохранения.
5.3. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанные записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах дела.
5.4. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию вышестоящей организации или уполномоченных органов во внутренней описи оставляется соответствующая запись.
5.5. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное личное дело.
5.6. В контрольной карточке указываются: номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела.
5.7. Для высланных дел указывается: дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.
5.8. Личные дела хранятся в специальных шкафах как документы строгой отчетности.
6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И СДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В АРХИВ
6.1. Личные дела относятся к документам временного (свыше 10 лет) срока хранения и подлежат хранению в течение 75 лет.
6.2. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве в алфавитном порядке.
6.3. Предархивная подготовка личных дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
6.4. Оформление дел предусматривает: перегруппировку документов в прямой логической последовательности, нумерацию листов в деле (черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами), составление заверительной надписи дела, подшивку дела (в твердую обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.5. Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
6.6. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Для правильной группировки и учета документов по кадровому делопроизводству личные дела включаются в номенклатуру дел учреждения под отдельным порядковым номером.
Начальник отдела государственной
гражданской службы и кадров
А.Г.ТАЗЕЕВ
