ПОСТАНОВЛЕНИЕ Облизбиркома Иркутской области от 19.04.2007 № 114/1298
"ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЯХ: БРАТСКОЙ РАЙОННОЙ, САЯНСКОЙ И НИЖНЕУДИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА"
Официальная публикация в СМИ:
"Вестник Избирательной комиссии Иркутской области", № 5, 2007
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 апреля 2007 г. № 114/1298
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И
ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ В
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЯХ:
БРАТСКОЙ РАЙОННОЙ, САЯНСКОЙ И НИЖНЕУДИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Заслушав информацию об организации работы по делопроизводству и передаче документов на архивное хранение в территориальных избирательных комиссиях: Братской районной, Саянской и Нижнеудинского муниципального района, Избирательная комиссия Иркутской области постановляет:
1. Принять к сведению информацию об организации работы по делопроизводству и передаче документов на архивное хранение в территориальных избирательных комиссиях: Братской районной, Саянской и Нижнеудинского муниципального района (прилагается).
2. Председателям территориальных избирательных комиссий:
- обеспечить организационное ведение делопроизводства в территориальных избирательных комиссиях в полном соответствии с требованиями, установленными федеральным и областным законодательством;
- провести обобщение и анализ результатов исполнения документов, поступающих в территориальную избирательную комиссию, решений, принятых территориальной избирательной комиссией, и распоряжений председателя.
3. Председателям территориальных избирательных комиссий: Братской районной (И.В.Граков), Саянской (В.В.Губанов) и Нижнеудинского муниципального района (В.Н.Карнаухов) обеспечить:
- выполнение требований к подготовке и оформлению документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов;
- соблюдение правил оформления реквизитов при подготовке и оформлении документов;
- качественную подготовку проектов решений и распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами;
- полное изложение в констатирующей части организационно-распорядительного документа целей и задач, фактов и событий;
- четкую организацию контроля исполнения документов, поступающих в территориальную избирательную комиссию.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Иркутской области Л.И.Шавенкову.
5. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Иркутской области".
Председатель комиссии
В.В.ИГНАТЕНКО
Секретарь комиссии
Л.И.ШАВЕНКОВА
Приложение
к постановлению
Избирательной комиссии
Иркутской области
от 19 апреля 2007 года
№ 114/1298
ИНФОРМАЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
И ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ В
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЯХ:
БРАТСКОЙ РАЙОННОЙ, САЯНСКОЙ И НИЖНЕУДИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Деятельность территориальных избирательных комиссий: Братской районной, Саянской и Нижнеудинского муниципального района по организации работы по делопроизводству и передаче документов на архивное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Законом Иркутской области "О территориальных избирательных комиссиях Иркутской области", действующими законами о выборах и референдумах и иными нормативно-правовыми документами, постановлениями Избирательной комиссии Иркутской области, Примерной инструкцией по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии, одобренной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24 января 2003 года № 169/1426-3, инструкцией по делопроизводству, утвержденной решением соответствующей территориальной избирательной комиссии, и номенклатурой дел, утвержденной архивным отделом соответствующего муниципального образования и распоряжением председателя территориальной избирательной комиссии.
Поступление документов в территориальные избирательные комиссии осуществляется почтовой и факсимильной связью, по электронной почте.
Регистрацию проходят все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в территориальной избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.
При регистрации поступившего документа в журнал регистрации входящих документов вносятся обязательные данные согласно установленной форме. В Братском районной территориальной избирательной комиссии журнал регистрации ведется в электронном виде, что позволяет оперативно систематизировать поступившую информацию по заданному критерию.
Зарегистрированные документы рассматриваются председателями территориальных избирательных комиссий, затем после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям.
Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем территориальной избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Исходящие письма подписываются председателем территориальной избирательной комиссии и регистрируются в журнале регистрации исходящих документов. Копия исходящего документа помещена в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
Документы, полученные по электронной почте и по каналам факсимильной связи, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы.
Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все обращения граждан, поступившие в территориальную избирательную комиссию, регистрируются в журнале регистрации обращений граждан отдельно от других видов документов в день их поступления.
Все обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя территориальной избирательной комиссии в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу.
Все обращения граждан рассматриваются в установленные законодательством сроки.
Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседании соответствующей территориальной избирательной комиссии, проводятся в соответствии с установленными требованиями Регламента работы территориальной избирательной комиссии. В установленные Регламентом комиссии сроки для членов территориальной избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, комплектуются папки с документами, подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной избирательной комиссии; при необходимости документы дорабатываются, текст постановления печатается на бланке установленного образца.
В Братской районной территориальной избирательной комиссии с декабря 2006 года подготовлено и проведено 9 заседаний комиссии, на которых принято 42 решения комиссии, из них 4 - по правовой культуре, 10 - по организационной деятельности комиссии, 28 - по подготовке и проведению дополнительных муниципальных выборов.
В Саянской территориальной избирательной комиссии с декабря 2006 года подготовлено и проведено 4 заседания комиссии, на которых принято 22 решения комиссии, из них 18 по правовой культуре, 4 - по организационной деятельности комиссии.
В территориальной избирательной комиссии Нижнеудинского муниципального района за период работы комиссии с 2005 года подготовлено и проведено 23 заседания комиссии, на которых принято 108 решений комиссии, из них 12 - по организационной деятельности комиссии, 12 - по правовой культуре, 84 - по подготовке и проведению выборов различного уровня.
На заседаниях территориальных избирательных комиссий ведется протокол. Протоколы заседаний территориальных избирательных комиссий оформляются по форме и в срок, установленный нормативными актами, регламентирующими деятельность территориальной избирательной комиссии.
К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений.
Протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии.
Оформление документов комиссий проводится на бланках установленной формы. Бланки документов территориальных избирательных комиссий разработаны компьютерным способом с использованием соответствующих реквизитов.
Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности территориальных избирательных комиссий, зарегистрированы в журнале учета печатей и штампов, соответствующем установленной форме. На журнале проставлен гриф "Для служебного пользования", его листы пронумерованы, прошиты и опечатаны. Печати и штампы хранятся в металлическом сейфе.
Распоряжения регистрируются отдельно от другой документации и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии (по основной деятельности, по личному составу, по кадрам). Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.
Территориальными избирательными комиссиями была проведена архивная обработка документов постоянного и временного (свыше 5) лет срока хранения за 2006 год по основной деятельности в соответствии с инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел комиссии.
Кроме этого, проведена архивная обработка выборных документов временного срока хранения (не менее 1 года) в соответствии с номенклатурой дел комиссии и инструкциями о порядке хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Иркутской области четвертого созыва, муниципальных выборов.
Вместе с тем в ходе проверки Братской районной территориальной избирательной комиссии, Саянской территориальной избирательной комиссии и территориальной избирательной комиссии Нижнеудинского муниципального района были отмечены отдельные замечания по подготовке и оформлению документов, решений и распоряжений, прежде всего, в части недостаточного соблюдения требований к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств, размещения на бланках документов основных реквизитов.
Также не в полном объеме излагают цели и задачи предписываемых действий констатирующие и постановляющие (распорядительные) части отдельных решений, принятых территориальными избирательными комиссиями, и распоряжений председателей.
Необходимо усилить контроль за исполнением документов, поступающих в территориальные избирательные комиссии, на каждый контрольный документ необходимо оформить контрольные карточки.
Консультант организационного отдела
аппарата Избирательной комиссии
Иркутской области
Г.М.КОЗЛОВСКАЯ
Консультант организационного отдела
аппарата Избирательной комиссии
Иркутской области
С.А.ЛЮТАЯ
