РАСПОРЯЖЕНИЕ мэра г. Иркутска от 12.04.2006 № 031-10-455/6
(ред. от 26.06.2008)
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИРКУТСКА"
Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа также не опубликован.
Изменения, внесенные Распоряжением мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8, вступили в силу одновременно с соответствующими изменениями в штатное расписание администрации города Иркутска.
МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 апреля 2006 г. № 031-10-455/6
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИРКУТСКА
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска
от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
--> примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: решение Думы города Иркутска от 29.12.2005 "Об утверждении структуры администрации города Иркутска" имеет номер 004-20-200259/5, а не 004-20-200259.
В соответствии с утвержденной решением Думы города Иркутска структурой администрации города Иркутска от 29.12.2005 № 004-20-200259, руководствуясь ст. 16 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 № 131-ФЗ, ст.ст. 37, 38, 42, 46 Устава города Иркутска, утвержденного решением городской Думы г. Иркутска от 20.05.2004 № 003-20-430537/4:
1. Утвердить Положение об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска (приложение № 1).
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
2. Признать утратившим силу распоряжение мэра г. Иркутска "Об утверждении Положения об архивном отделе аппарата мэра администрации г. Иркутска" от 19.01.2004 № 031-10-50/4.
3. Архивному отделу аппарата мэра администрации г. Иркутска (Путинцева) внести в оригинал распоряжения мэра г. Иркутска от 19.01.2004 № 031-10-50/4 информационную справку о дате признания его утратившим силу.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г. Иркутска Войцехович Е.Е.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
В.В.ЯКУБОВСКИЙ
Приложение № 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 12 апреля 2006 года
№ 031-10-455/6
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО
УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска
от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел организационно-контрольного управления (далее именуемый "Отдел") является структурным подразделением аппарата администрации города Иркутска (далее именуемый "аппарат администрации") и входит в состав организационно-контрольного управления аппарата администрации.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
Отдел имеет угловой штамп и бланк со своим наименованием.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ и Иркутской области, Уставом города Иркутска, нормативно-методическими документами Росархива, архивного агентства Иркутской области, Уставом города Иркутска, иными правовыми актами органов местного самоуправления, Положением об аппарате администрации города Иркутска, Положением об организационно-контрольном управлении и настоящим Положением.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
1.3. Штат Отдела утверждается распоряжением мэра города Иркутска.
2. ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Отдел осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов; руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов структурных подразделений администрации г. Иркутска и организаций - источников комплектования.
3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ и правовыми актами органов местного самоуправления города Иркутска, выполняет следующие функции:
3.1. Учет и обеспечение сохранности:
3.1.1. Архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов городского самоуправления города Иркутска, деятельности муниципальных организаций - источников комплектования архива.
3.1.2. Архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов городского самоуправления города Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке.
3.1.3. Архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области.
3.1.4. Печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды Отдела.
3.1.5. Учетных документов, архивных справочников и других материалов Отдела, необходимых для осуществления его деятельности.
3.1.6. Создание и ведение научно-справочного аппарата к архивным документам, хранящимся в Отделе.
3.1.7. Создание и ведение автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании архивных документов.
3.2. Комплектование Отдела документами постоянного хранения, в т.ч. имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:
3.2.1. Ведение списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых распоряжением мэра города Иркутска и согласованных с архивным агентством Иркутской области.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
3.2.2. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.
3.2.3. Отбор и прием документов на постоянное хранение в Отдел.
3.3. Использование архивных документов, хранящихся в Отделе:
3.3.1. Информационное обеспечение структурных подразделений администрации города Иркутска.
3.3.2. Организация использования архивных документов, обеспечивающая осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в т.ч.: изготовление копий документов, выписок из документов, архивных справок по их запросам.
3.3.3. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера.
3.3.4. Исполнение тематических запросов по архивным документам.
3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях - источниках комплектования Отдела, в т.ч.:
3.4.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, а также по личному составу.
3.4.2. Рассмотрение и согласование Положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству.
3.4.3. Рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области на утверждение экспертно-проверочной комиссией описей документов постоянного хранения, которые подлежат приему в Отдел в установленном порядке.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
3.4.4. Оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.
3.4.5. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации делопроизводства; повышению квалификации работников делопроизводственных служб.
4. ПРАВА ОТДЕЛА
Для осуществления возложенных на него функций и задач Отдел имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от должностных лиц организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии их ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.2. Проверять соблюдение требований законодательства об архивном деле в организациях - источниках комплектования.
4.3. Давать в пределах своей компетенции организациям - источникам комплектования обязательные для исполнения указания.
4.4. Иметь представителя Отдела в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов по сохранности документов.
4.5. Вносить на рассмотрение заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г. Иркутска и архивного агентства Иркутской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования; готовить проекты постановлений и распоряжений мэра г. Иркутска по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА
5.1. Отдел возглавляет начальник, который находится в непосредственном подчинении заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г. Иркутска и начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска.
(п. 5.1 в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
5.2. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается заместителем мэра - руководителем аппарата администрации г. Иркутска.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
5.3. Начальник Отдела:
5.3.1. Осуществляет руководство Отделом и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций в соответствии с законодательством.
5.3.2. Организует работу Отдела в соответствии с нормативными правовыми актами об архивном деле, на основе планов работы, утверждаемых заместителем мэра - руководителем аппарата администрации г. Иркутска, с учетом рекомендаций архивного агентства Иркутской области.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
5.3.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в организациях - источниках комплектования перед заместителем мэра - руководителем аппарата администрации г. Иркутска и в установленном порядке - перед архивным агентством Иркутской области.
(в ред. распоряжения мэра г. Иркутска от 26.06.2008 № 031-10-738/8)
5.3.4. Представляет администрацию города Иркутска по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
5.3.5. Вносит на рассмотрение мэра города Иркутска проекты постановлений, распоряжений мэра по вопросам деятельности Отдела.
5.3.6. Обеспечивает в установленном законодательством порядке сроки исполнения письменных обращений граждан и организаций, поступивших в Отдел.
5.4. Требования начальника Отдела, специалистов Отдела в пределах компетенции, установленной настоящим Положением, обязательны для исполнения должностными лицами, специалистами администрации города Иркутска и муниципальных организаций.
5.5. В случае упразднения Отдела архивные фонды и архивные документы передаются соответствующему структурному подразделению администрации города Иркутска или соответствующей муниципальной организации или передаются на постоянное хранение в областное государственное учреждение "Государственный архив Иркутской области".
Заместитель мэра - руководитель
аппарата администрации г. Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ
