ПОСТАНОВЛЕНИЕ Облизбиркома Иркутской области от 12.01.2006 № 79/695
"О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПО ИСТЕЧЕНИИ СРОКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ РЕФЕРЕНДУМА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ"
Официальная публикация в СМИ:
"Вестник Избирательной комиссии Иркутской области", № 3, 2006
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 января 2006 г. № 79/695
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ПО ИСТЕЧЕНИИ СРОКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ
С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ РЕФЕРЕНДУМА
ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с пунктом 16 статьи 38, статьей 79 Закона Иркутской области "О референдуме Иркутской области" Избирательная комиссия Иркутской области постановляет:
1. Утвердить Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения по истечении срока хранения документов, связанных с подготовкой и проведением референдума Иркутской области (прилагается).
2. Направить Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения по истечении срока хранения документов, связанных с подготовкой и проведением референдума Иркутской области, в Архивное управление Иркутской области для согласования.
3. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Иркутской области".
Председатель комиссии
В.В.ИГНАТЕНКО
Секретарь комиссии
Л.И.ШАВЕНКОВА
Утверждено
постановлением
Избирательной комиссии
Иркутской области
от 12 января 2006 года
№ 79/695
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПО ИСТЕЧЕНИИ
СРОКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ
И ПРОВЕДЕНИЕМ РЕФЕРЕНДУМА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Порядок разработан в соответствии с Законом Иркутской области "О референдуме Иркутской области" (далее - Закон области) и определяет порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения по истечении срока хранения документов, связанных с подготовкой и проведением референдума Иркутской области. Используемые в Порядке понятия и термины применяются в том же значении, что и в Законе области.
1.2. Документация комиссий областного референдума передается в вышестоящие комиссии областного референдума не позднее срока окончания полномочий соответствующих комиссий областного референдума. Документация комиссий областного референдума хранится в охраняемых помещениях, доступ посторонних лиц в которые исключен.
1.3. Ответственность за сохранность документации решением соответствующей комиссии областного референдума возлагается на председателя (заместителя председателя) и секретаря этой комиссии до передачи документов в вышестоящую комиссию областного референдума либо в архив или до ее уничтожения по истечении сроков хранения.
1.4. По истечении сроков хранения, установленных Порядком, документы постоянного хранения передаются в соответствующий архив, а документы временного хранения уничтожаются в порядке, установленном Порядком.
2. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ,
СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ РЕФЕРЕНДУМА
ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
2.1. В Избирательной комиссии Иркутской области подлежат хранению в течение десяти лет со дня официального опубликования результатов референдума Иркутской области с последующей передачей в обработанном виде в областное государственное учреждение "Государственный архив Иркутской области":
протоколы заседаний Избирательной комиссии Иркутской области (далее - Комиссия), постановления Комиссии и документы к ним;
документы, касающиеся регистрации инициативных групп по проведению референдума Иркутской области: ходатайство о регистрации инициативной группы, протокол собрания инициативной группы, на котором было принято решение о создании инициативной группы;
документы, касающиеся регистрации иных групп участников областного референдума (далее - иные группы): ходатайство о регистрации иной группы, протокол собрания иной группы, на котором было принято решение о создании иной группы, документы, подтверждающие статус общественного объединения, руководящего органа общественного объединения, руководящего органа политической партии, регионального отделения политической партии;
документы, касающиеся назначения и прекращения полномочий уполномоченных представителей инициативной группы: копия решения инициативной группы о назначении и прекращении полномочий уполномоченного представителя, письменное согласие лиц осуществлять указанную деятельность;
документы, касающиеся назначения и прекращения полномочий уполномоченных представителей иных групп: копия решения иной группы о назначении и прекращении полномочий уполномоченного представителя, письменное согласие лиц осуществлять указанную деятельность;
списки уполномоченных представителей инициативных групп по финансовым вопросам с указанием сведений о них;
списки уполномоченных представителей иных групп по финансовым вопросам с указанием сведений о них;
списки членов Комиссии с правом совещательного голоса, иных лиц, указанных в п. 5 ст. 41 Закона области, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;
экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов;
первый экземпляр протокола Комиссии о результатах областного референдума и приобщенная к нему сводная таблица о результатах референдума, включающая в себя полные данные всех поступивших протоколов территориальных комиссий областного референдума об итогах голосования, особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или отдельными его положениями;
поступившие в Комиссию жалобы (заявления) на нарушения Закона области и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;
первые экземпляры протоколов территориальных комиссий областного референдума об итогах голосования и приобщенные к ним сводные таблицы об итогах голосования, включающие полные данные всех поступивших протоколов участковых комиссий областного референдума об итогах голосования, особые мнения членов территориальной комиссии областного референдума с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями, поступившие в территориальную комиссию областного референдума жалобы (заявления) на нарушения Закона области в день голосования и до составления территориальной комиссией областного референдума протокола об итогах голосования и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения территориальной комиссии областного референдума;
первые экземпляры протоколов участковых комиссий областного референдума об итогах голосования и приобщенные к ним особые мнения членов участковой комиссии областного референдума с правом решающего голоса, жалобы (заявления) на нарушения Закона области, поступившие в участковую комиссию областного референдума в день голосования и до окончания подсчета голосов участников областного референдума, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковой комиссии областного референдума;
копия отчета Комиссии в Законодательное собрание Иркутской области о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение областного референдума;
первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов инициативных групп о поступлении и расходовании средств фонда областного референдума;
первые экземпляры итогового финансового отчета иных групп о поступлении и расходовании средств фонда областного референдума.
2.2. В Комиссии подлежат хранению не менее десяти лет со дня официального опубликования результатов референдума с последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
отчет территориальной комиссии областного референдума о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение областного референдума;
сведения о поступлении и расходовании средств фонда областного референдума инициативной и иных групп.
2.3. В Комиссии подлежат хранению не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов референдума с последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
отчет участковой комиссии областного референдума о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение областного референдума;
первичные финансовые документы, приложенные к копии отчета Комиссии, к отчетам территориальных и участковых комиссий областного референдума о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение областного референдума;
первичные финансовые документы, приложенные к итоговым финансовым отчетам инициативной и иных групп, подтверждающие поступление и расходование средств фонда областного референдума соответствующей группы;
представленные организациями телерадиовещания и редакциями периодических печатных изданий сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь для инициативных и иных групп;
перечень региональных государственных организаций телерадиовещания, периодических печатных изданий, обязанных предоставить эфирное время, печатную площадь для проведения агитации по вопросам областного референдума;
акты о получении территориальными комиссиями областного референдума бюллетеней и открепительных удостоверений, о передаче их участковым комиссиям областного референдума, о погашении неиспользованных бюллетеней и открепительных удостоверений, хранившихся в территориальных комиссиях областного референдума.
2.4. В Комиссии подлежат хранению в течение одного года со дня официального опубликования результатов референдума с последующим уничтожением по акту в установленном порядке следующие документы:
подписные листы с подписями участников областного референдума, собранными в поддержку инициативы проведения областного референдума, протоколы об итогах сбора подписей участников областного референдума и об итогах проверки подписных листов с подписями участников областного референдума, собранными в поддержку инициативы проведения областного референдума;
акты об уничтожении отбракованных бюллетеней и лишних бюллетеней для голосования на областном референдуме;
акты о передаче бюллетеней для голосования на областном референдуме от полиграфической организации в Комиссию;
акты, связанные с пересчетом бюллетеней для голосования;
реестры выдачи территориальными комиссиями областного референдума участникам областного референдума открепительных удостоверений, о передаче их участковым комиссиям областного референдума, а также о неиспользованных открепительных удостоверениях.
2.5. В территориальной комиссии областного референдума, независимо от того, придан ли ей статус юридического лица, до истечения срока ее полномочий хранятся, а затем передаются в обработанном виде в архивные учреждения на территории Иркутской области следующие документы:
протоколы заседаний территориальной комиссии областного референдума, решения комиссии и документы к ним;
списки членов территориальной комиссии областного референдума с правом совещательного голоса, иных лиц, указанных в п. 5 ст. 41 Закона области, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;
второй экземпляр протокола территориальной комиссии областного референдума об итогах голосования и приобщенные к нему копии сводных таблиц об итогах голосования, включающих полные данные всех поступивших протоколов участковых комиссий областного референдума об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов территориальной комиссии областного референдума с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями, жалобы (заявления) на нарушения Закона области, поступившие в территориальную комиссию областного референдума в день голосования и до составления территориальной комиссией областного референдума протокола об итогах голосования, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения территориальной комиссии областного референдума;
документы участковых комиссий областного референдума, переданные в территориальную комиссию областного референдума согласно пункту 2.8 Порядка.
2.6. В территориальной комиссии областного референдума, независимо от того, придан ли ей статус юридического лица или нет, до истечения срока ее полномочий хранятся (не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов референдума), а затем уничтожаются по акту в установленном порядке следующие документы временного хранения:
вторые экземпляры актов о получении территориальной комиссией областного референдума бюллетеней и открепительных удостоверений, о передаче их участковым комиссиям областного референдума, о погашении неиспользованных бюллетеней и открепительных удостоверений, хранившихся в территориальной комиссии областного референдума;
копия отчета территориальной комиссии областного референдума о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение областного референдума;
копии отчетов участковых комиссий областного референдума о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение областного референдума;
документы о формировании участковых комиссий областного референдума;
документы участковых комиссий областного референдума, переданные в территориальную комиссию областного референдума согласно пункту 2.9 Порядка.
2.7. В территориальной комиссии областного референдума хранятся в течение одного года со дня официального опубликования результатов референдума, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке следующие документы:
опечатанные бюллетени;
опечатанные открепительные удостоверения;
списки участников областного референдума;
заявления участников областного референдума о выдаче открепительных удостоверений;
заявления (обращения) участников областного референдума о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;
документы участковых комиссий областного референдума, переданные в территориальную комиссию областного референдума согласно пункту 2.10 Порядка.
2.8. В участковой комиссии областного референдума хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в обработанном виде в территориальную комиссию областного референдума следующие документы постоянного хранения:
протоколы заседаний участковой комиссии областного референдума, решения комиссии и документы к ним;
списки членов участковой комиссии областного референдума с правом совещательного голоса, иных лиц, указанных в п. 5 ст. 41 Закона области, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов.
2.9. В участковой комиссии областного референдума хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в обработанном виде в территориальные комиссии областного референдума следующие документы временного хранения (не менее пяти лет со дня официального опубликования результатов референдума):
второй экземпляр протокола участковой комиссии областного референдума об итогах голосования и приобщенные к нему заверенные копии особых мнений членов участковой комиссии областного референдума с правом решающего голоса, поступивших в участковую комиссию областного референдума в день голосования и до окончания подсчета голосов участников областного референдума жалоб (заявлений) на нарушения Закона области, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой комиссии областного референдума, составленных комиссией актов и реестров;
акты о получении бюллетеней из территориальной комиссии областного референдума;
акты о погашении испорченных бюллетеней.
2.10. В участковой комиссии областного референдума хранятся до истечения срока ее полномочий, а затем передаются в обработанном виде в территориальные комиссии областного референдума следующие документы временного хранения (не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума):
список досрочно проголосовавших участников областного референдума;
акты о проведении досрочного голосования в отдаленных и труднодоступных местностях;
заявления участников областного референдума о выдаче открепительных удостоверений;
заявления (обращения) участников областного референдума о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;
реестр заявлений участников областного референдума о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;
акты, составленные по окончании голосования вне помещения для голосования;
опечатанные бюллетени;
опечатанные открепительные удостоверения;
выписка из реестра о выдаче территориальными комиссиями областного референдума участникам областного референдума открепительных удостоверений;
списки участников областного референдума;
реестр выдачи копий протокола участковой комиссии областного референдума об итогах голосования;
акт о получении первого экземпляра списка участников областного референдума от территориальной комиссии областного референдума.
3. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных в соответствии с разделом 2 Порядка, только после проведения экспертизы ценности и упорядочения документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в соответствующие архивные учреждения, и утверждения описей этих документов экспертно-проверочной комиссией Архивного учреждения.
3.2. Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их экспертизу, и утвержденному председателем соответствующей комиссии областного референдума.
3.3. Уничтожение документов производится путем сжигания, измельчения на кусочки размером не более 2,5 кв.см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их.
3.4. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии представителя соответствующей комиссии областного референдума.
Приложение
к Порядку
хранения, передачи в архивы и
уничтожения по истечении срока
хранения документов, связанных
с подготовкой и проведением
референдума Иркутской области
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Архивного
управления Иркутской области
___________ 2006 г. № ______
УТВЕРЖДАЮ
Председатель комиссии
областного референдума
____________________________
(подпись, фамилия, инициалы)
____________________________
(дата)
На основании постановления Избирательной комиссии Иркутской
области от 12 января 2006 года № 79/695 "О Порядке хранения,
передачи в архивы и уничтожения по истечении срока хранения
документов, связанных с подготовкой и проведением референдума
Иркутской области" отобраны к уничтожению в связи с утратой
практической ценности и истечением установленных сроков хранения
следующие документы:
__________________________________________________________________
(наименование, количество, установленный срок хранения)
_____________________________ ____________ ___________________
(должность лица, проводившего (подпись) (инициалы, фамилия)
экспертизу)
Дата ____________________
Документы в количестве ________________________________ дел, томов
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в ___________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от ___________________
(дата)
№ _______________________
